年末調整に必要な書類とは？絶対に必要な書類の種類と記載方法について

年末調整の際には、会社から配布された書類に必要事項を記入して提出します。

また、自宅に郵送されてくるものもあるため、会社にもってきて提出することになります。

ところが、必要書類の種類や記載方法をきちんと知らないまま年末調整を受けているかもしれません。

そこで、年末調整に必要な書類の種類や記載方法について解説します。

記載ミスや書類の提出もれによって、税金を払いすぎたり、後から納税したりすることのないようにしましょう。

年末調整に必要な書類の種類

年末調整に必要な書類には、会社から配布されて記載する書類と、自宅で保管していた書類を会社に提出するものがあります。

会社から配布された書類は、記載事項が多いため記載もれや誤りの内容に注意しなければなりません。自宅に届いた書類は、会社に提出するまでなくさないように注意しましょう。

年末調整で会社から配布される書類①　扶養控除申告書

正式には「給与所得者の扶養控除等申告書」といいます。年末に翌年分の書類が配布されます。

会社は従業員から提出された扶養控除申告書に記載された内容にもとづいて年末調整を行うとともに、翌年1月以降の給与計算を行います。子供や親を扶養家族にしている場合、年齢によって控除できる金額が変わります。生年月日を正しく記載しないと誤った税額が計算されてしまう可能性があるため、提出する前にきちんと確認しておきましょう。

また年内に子供が生まれた場合や、親などを新たに扶養家族にした場合は、翌年以降の扶養控除申告書だけでなく、変更のあった年の扶養控除申告書の記載内容を見直さなければなりません。その年の書類は前年の年末調整の際に提出しているため、前年に提出した書類を受け取り、記載事項を追加しておきましょう。

またこの時、会社の担当者に変更になった部分を伝えておくと、計算間違いは少なくなります。

年末調整で会社から配布される書類②　配偶者控除申告書

正式には「給与所得者の配偶者控除等申告書」といいます。平成30年分から新たに提出することとされました。

記載内容は提出した人自身の所得の見積金額と、配偶者の所得の見積金額です。本人の所得金額が1,000万円を超えると配偶者控除や配偶者特別控除の適用が受けられなくなります。また、配偶者の所得が123万円を超えた場合にも配偶者控除や配偶者特別控除の適用は受けられません。

本人の所得が1,000万円以下であり、かつ配偶者の所得が123万円以下である場合は配偶者控除又は配偶者特別控除が適用できるため、できるだけ正しい見積金額を記載するようにしましょう。特に配偶者特別控除の適用を受ける場合、配偶者の所得金額が5万円変わると控除額が変わるため、特に慎重に計算しなければなりません。

なお、この書類に記載する所得金額は年収とは異なります。給料をもらっている人の場合、年収から給与所得控除という個人事業主の必要経費に相当する金額を引いた後の金額になるため、間違えないようにしましょう。ちなみに、所得金額が1,000万円以下となるのは、給与収入が1,220万円以下の場合です。また配偶者の所得金額が123万円以下となるのは、給与収入が201万円以下の場合です。

年末調整で会社から配布される書類③　保険料控除申告書

正式には「給与所得者の保険料控除申告書」といいます。その年内に支払った保険料などの金額を記載していきます。

生命保険料控除の欄は、一般・介護医療・個人年金の区分ごとに記載します。また、一般と個人年金の区分については、契約した日付に応じて旧制度と新制度に分かれており、それぞれ計算方法や上限額が異なります。保険会社から送られてきた証明書を参照して、記載する欄や計算を間違えないようにしましょう。

地震保険料控除の欄は、保険の契約内容によって地震保険料か旧長期損害保険料に区分されます。こちらも、保険会社からの証明書にもとづいて記載しましょう。

社会保険料控除の欄には、個人で負担した国民健康保険、国民年金、介護保険料などの金額を記載します。
小規模企業共済掛金控除の欄には、小規模企業共済掛金や確定拠出年金の掛金などを記載します。

なお、保険料の支払額を証明する書類を添付しなければならないものもあります。証明書については、以下の項目で詳しく説明していきます。

年末調整で会社に提出する書類①　支払保険料の証明書

生命保険料控除と地震保険料控除の金額を保険料控除申告書に記載する際、保険会社から送られてきた証明書が必要です。この証明書は、1年間に支払った保険料の額を証明すると同時に、保険契約の区分も記載してあります。

この証明書がなければ、どの区分に書けばいいのか分からないため、仮に支払っている金額が分かっていても、年末調整で控除を受けることができなくなります。

証明書は会社に提出して、会社の確認を受けなければなりません。年末調整が終わると、保険料控除申告書の用紙とともに会社で保管されます。

年末調整で会社に提出する書類②　社会保険料の支払に関する証明書

保険料控除申告書に記載した社会保険料控除のうち、国民年金の保険料や国民年金基金の掛金の額については、1年間に支払った金額の証明書を会社に提出しなければなりません。

国民年金の保険料については厚生労働省から、国民年金基金の掛金についてはその基金から証明書が送られてきます。支払った金額が分かっていても、証明書がなければ控除することはできないため、もしなくしてしまった場合にはすぐに再発行の手続きを依頼しましょう。

一方、国民健康保険料や介護保険料などの支払いがある場合、証明書類の提出は必要ありません。そのため、支払った金額を間違いなく保険料控除申告書に記載するようにしましょう。

年末調整で会社に提出する書類③　小規模企業共済掛金の証明書

小規模企業共済掛金や確定拠出年金の掛金は、保険料控除申告書に記載します。また、年末調整を受けるためには証明書が必要です。

小規模企業共済とは、国の機関が運営する退職金制度で、従業員数の少ない小規模企業の経営者や役員、個人事業主が加入できます。働いている間は掛金を拠出し、退職や廃業した後に受け取ることとされています。掛金は全額が所得控除の対象となり、年末調整で処理することが可能です。

また、確定拠出年金の掛金には個人型と企業型とがあります。個人型はiDeCo（イデコ）という名前でも知られています。企業型は、原則として企業が掛金を拠出していますが、掛金の一部を個人が負担することもあり、その場合の負担額も控除の対象となります。個人で負担した掛金は、全額が所得控除の対象となります。

特に、個人型確定拠出年金は、ここ数年加入者が増えています。新たに加入した人はより注意して、提出や記載を忘れないようにしましょう。

年末調整で会社に提出する書類④　住宅ローン控除に関する書類

初めて住宅ローン控除の適用を受ける際には、確定申告をしなければなりません。確定申告をするときには、土地や建物の登記簿謄本や契約書の写しなど、さまざまな書類を税務署に提出します。

確定申告をすると、翌年以降の住宅ローン控除を適用するために必要な「給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書」が送られてきます。この書類は、最長10年間にわたって住宅ローン控除の適用を受ける際に必要な書類で、年末調整の際には必ず会社へ提出しなければなりません。9年分の申告書がまとまって送られてくるため、なくさないように、また保管した場所を忘れないように気を付けましょう。

また、年末が近づいてくると、住宅ローンの借入をしている金融機関から借入金の年末残高証明書が送られてきます。この証明書に記載された借入金の年末残高をもとに控除額の計算を行うため、証明書は必ず会社に提出しなければなりません。

住宅ローン控除は、計算された金額分の税金を控除します。また、所得税から控除しきれない場合には住民税からも控除可能となっているため、非常に大きな節税効果があります。正しく処理して、控除が受けられないことのないようにしましょう。

年末調整で会社に提出する書類⑤　前職分の源泉徴収票

年末調整は、年末時点に在籍している会社で計算されます。年の途中で入社した人で、その年に前の会社から給料をもらっている場合、年末に在籍している会社の給料だけで年末調整をしても、正しい税額は計算できません。そのため、年末調整をする際には前職分の金額も合計して計算することとされています。

年の途中に入社する時点で、前職分の源泉徴収票を会社に提出している場合もあります。しかし、前職分の源泉徴収票を提出していない場合、年末調整をしてもらうことはできず、自分で確定申告をしなければなりません。もし提出していないのであれば、忘れずに提出しましょう。紛失した場合は、前職の会社に再発行してもらう必要があります。

年末調整に必要な書類の準備が終わったら確定申告の準備も進めたい

年末調整がひと段落した後は、確定申告をしなければならない、という方もいるでしょう。

確定申告は準備に時間を要したり、手間がかかったりしますが、弥生会計やFreeeなどの会計ソフトを利用することで効率化できます。

弥生会計

弥生会計は多くの法人や個人事業主が利用している会計ソフトです。

弥生会計の特徴として、会計、販売管理、給与計算など、業務経験がない初心者の方でも、かんたんに使いこなせるよう設計されている点が挙げられます。

そんな弥生会計は、確定申告に対応しているソフトも出していますので、確定申告を控えている方は検討してみるのがいいかもしれません。

年末調整に必要な書類についてのまとめ

年末調整は会社で計算するため、それほど重要なものとは考えていないかもしれません。しかし、実際には税金の計算を行っているため、非常に厳格な要件が定められており、必要書類がない状態で処理することは認められません。

年末調整で使った書類は、会社で保管されますが、税務署の担当者が来て調査することがあります。書類のもれや計算の誤りなどがあると、計算しなおして不足した税額を納めなければなりません。

後から修正することのないように書類をしっかり準備しておき、記載内容を間違えていないか、事前に確認するようにしましょう。