電話をもらったのに、打ち合わせなどで出られなかった、なんてことは仕事上よくあること。
そんなときは、折り返し電話をかけることになりますが、どういった注意が必要なのでしょうか。
社会人の基本とも言える「折り返し電話」のビジネスマナーについて解説します。
目次
折り返し電話、基本のビジネスマナー
電話の取り方や応対の仕方などと同じように、不在時の連絡に対して折り返し電話をかける際にも、正しいビジネスマナーがあります。
ビジネスマンとして欠かせないマナーですので、基本的なことからしっかりおさえましょう。
まずは一言お詫びを
折り返し電話をかけるうえでまず大切なのは、お詫びの言葉を添えること。
もちろん、悪気があって電話に出られなかったわけではありませんが、一度電話を取り逃したことで、先方の業務にはタイムロスが発生しています。
そのため、折り返し電話をかけたら、まずは「先ほどはお電話をとることができずに、失礼しました」「お電話に出れずに申し訳ございませんでした」などとお詫びの言葉を伝えることから始めましょう。印象を左右する大切なポイントです。
できるだけ早く対応する
不在時に電話をもらっていた場合には、なるべく早く対応するのがビジネスマンとしての基本です。
電話があったことを伝え聞いたら、素早い対応を心がけましょう。
ただし、電話をかける時間帯には注意が必要です。
朝の時間帯はどの企業も何かと慌ただしくなりがちですし、お昼の時間帯はランチタイムと重なってしまい、先方が不在というケースも。
始業直後や12時前後は行き違いになりやすい時間帯ですので、急用でない限りは避けた方が無難です。すれ違いが重なり、さらなるタイムロスにもなりかねません。
伝言がある場合は対応の準備を
不在時の電話で特定の伝言がある場合は、折り返し電話する前に、回答の準備をしてからかけるのもひとつのマナーです。
たとえば、「○○の見積もりに関して」というように、特定の用件に関する伝言をうけた場合は回答に必要な資料を用意してから電話をしましょう。
見積書のコピーやそれに関する提案書などを、手元に準備しておくことで的確に回答できますし、より深い内容の話をすることもできます。
一旦不在にしていた分のタイムロスを取り返すことにもつながりますね。
内容が分からない場合
不在時の電話を伝えるメモで「△△社○○様から電話がありました」というように、詳しいメッセージがなく、用件が分からないこともありますよね。
担当者が不在の場合、電話を受けた人は「折り返しお電話させて頂きます」と、こちらから電話をかけるよう約束するのが一般的な電話応対のマナーです。
そのため、特に折り返しかけるように指示がないメモであっても、こちらからかけるのがベター。
相手に何度もかけてもらっては失礼にあたりますので、かかってくる前に早めに電話するようにしましょう。
携帯電話に不在着信があった場合のビジネスマナー
営業職の方など、外出する機会の多い方は、会社から業務用の携帯電話を渡されることがあります。
当然ながら、この業務用携帯に不在着信が残っているケースも出てきますよね。
そこで、不在着信があった場合の対応に関するマナーについても紹介しておきましょう。
留守電の内容はメモに起こす
業務用携帯の対応で多いのが、留守番電話に伝言が残っているケースです。
メッセージが残っていた場合は、相手の用向きも分かるので対応しやすいですよね。
とはいえ、焦ってかけなおすのはNG。
折り返し電話をしても、肝心のメッセージを把握していなければ意味がありません。
留守番電話のメッセージを受けた場合は、その内容を、まずメモに起こします。
一度聞いただけでは把握しきれないこともありますので、メモは必須！
伝達の漏れや認識の違いを防ぐことにもつながりますし、メモを見ながら話すことで会話の組み立てもスムーズになります。
着信だけがあった場合はかけなおす？
携帯電話の場合、相手の着信が必ず「着信履歴」として残りますよね。
留守番電話にメッセージがない場合でも、携帯電話を見れば誰からの連絡であったかは明確です。
そのため、不在着信を確認したら、留守電メッセージの有無にかかわらず、折り返し電話をするようにしましょう。
また、業務用の携帯電話には、取引先の電話番号は必ず登録しておくのもマナーのひとつ。
誰からの着信なのか瞬時に判別できますし、こちらから連絡をとる際にも必要です。
名刺交換をした方は早めに登録しておきましょう。
「またかけます」とメッセージが入っていた場合
電話の相手が「またかけます」とメッセージを残していた場合は、もう一度かかってくるのを待っていてもOKです。
先方が、会議などで離席する予定があり、「またかけます」という伝言を残した可能性も考えられます。
そのため、急いで折り返し電話をしなくとも、失礼にはあたりません。
ただし、直近のやり取りなどから、不在時の電話が急ぎの用件だと推察できるような場合には、こちらからかけなおすのがよいでしょう。
なお、再度かかってきた電話にも出られなかったような場合には、早急にこちらからかけなおすのがマナーです。
ビジネスマナー上級者へ！折り返し電話で使える便利な言い回し
留守番電話の基本的なマナーも分かったところで、折り返し電話で使える便利な言い回しを紹介します。
以下のようなフレーズがスムーズに口をついて出るようになると、折り返し電話のビジネスマナーもばっちりですよ！
他の社員から伝言を受けた場合
他の社員から伝言を受け、折り返し連絡する場合には、「先ほどはお電話にでることができず、申し訳ございませんでした」と一言お詫びするのがマナーというのは先にも紹介しましたね。
加えて、「お電話いただいた○○の件について折り返しご連絡させていただきました」や「お問い合わせいただいた□□についてですが……」などと言うように、用件をこちらから切り出すようにしましょう。
こうすることで「伝言の内容をしっかりと聞いていますよ！」ということを相手に伝えることができます。
社内での伝達が上手くいっている会社は印象がいいもの。信頼にもつながります。
留守番電話のメッセージを聞いた場合
留守番電話のメッセージを聞いて折り返す場合にも、伝言を受けた場合と基本的には同じです。
「先ほどは電話に出られず、大変失礼しました。
留守番電話を確認しましたので、折り返しご連絡致しました」や「メッセージありがとうございました」などというように切り出しましょう。
また、打合せなど日程確定のメッセージが残っている場合もあります。
こうした約束は、本当に相手に伝わっているのか不安が残るもの。
特にリスケジュールは不要という場合でも、一言「○月△日で承知いたしました」「○月△日で問題ございません」と連絡をすると親切です。
共通認識が持てるので、お互いに安心でもありますね。
折り返し電話では、よりきめ細やかな対応を意識して
折り返し連絡をする場合には、一度電話に出られなかったという機会損失やタイムロスが発生しているため、まずはお詫びの言葉を添えることが大切です。
加えて、通常の電話応対よりもきめ細かい対応を心がけるのがポイントになります。
不快な印象を与えないよう、ビジネスマナーにのっとってしっかりと対応しましょう。
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