耳を傾けると手が動かない、手を動かすと聞けてない…
人の話を聞きながらのメモの難しさを感じている人も多いのではないでしょうか。
上司の指示やアドバイス、顧客のヒアリング、研修での講師の説明などシーンはたくさんあります。
聞きながらうまくメモを取るコツを紹介します。
目次
聞きながらメモが取れない人の悩み
ビジネスシーンでメモを取ることは、よくありますよね。
相手と会話しながら、同時にメモを取ることを難しいと感じているビジネスパーソンが多いようです。
確かに、自分だけでゆっくり考えながら書くメモに比べると、ハードルは高いですよね。
聞いているつもりで忘れる
相手の話を聞きながらのメモ取りが苦手なら、メモ取りを放棄して聞くことに徹するのもひとつの手段でしょう。
しかし、頭に残せる容量は案外少ないもので、人が一度に記憶できる項目は、5～7個という研究結果もあるようです。
会話の時間が長くなればなるほど、記憶すべきことが増えます。
そればかりでなく、記憶に留めておかなければならない時間も長くなるでしょう。
いくつかの項目を忘れてしまう可能性は高くなります。
やっぱり、メモは必要なのかもしれません。
何を書いたかわからない
メモが必要なことは、重々理解していても、そのメモの書き方に困っている人も多いようです。
メモを取ったとしても、あとで読み返すと何を書いているのか、話の内容や要点が掴めない。
メモを取ることにも意識が向いていたために、話の内容もうろ覚えという本末転倒の事態を招くこともあるようです。
聞くことと、書くことの同時進行には、テクニックと練習が必要と言えるでしょう。
しかし、ちょっとしたコツを知ることで、格段とメモをとる効率を上げることができるでしょう。
これから、誰でも簡単に実践できるメモ術をご紹介します。
聞きながらでも迷わない！何をメモする？の法則
何を書いたか分からなくなることを防ぐために、会話の前にできる準備のポイントを押さえてみてください。
何が話されるかはわからないものですが、ある程度の枠を自分で設定しておくと、メモを取るときの思考のプロセスが省けて、スムーズに書き残すことを助けてくれるでしょう。
質問はメインとサブの用意する
質問があるときに、答えてくれる人の前でメモを取りながら聞くことは多いですよね。
質問することをあらかじめ書き出しておきましょう。
質問は一度に一つの内容に絞り、いったん書き出してみましょう。
そして、関連して聞き出す必要があるだろうなと思えることをサブ質問として書いておきます。
例えば、5W1Hなどで考えてみてもいいでしょう。
サブの質問は聞かずとも、メインの質問の回答として、相手が提示してくれることも。
それを埋めていけばいいのです。
もし埋まらない項目があったら、補足として質問すれば、負担の少ないメモ取りができるでしょう。
ポイント把握＋予備
メインとサブの質問と、その答えを書くスペースを取っておきます。
さらに、予備のスペースを設けてみてください。
予備のスペースには、質問の前に自分では思いつかなかった項目を書く場所として使います。
知りたかったことの他にも、知っておくべきことがあるかもしれませんよね。
あちこちに書き出すよりも、読み返すときに分かりやすくなる効果があります。
答えを考えてから質問する
上記の準備を整えるためには、相手に質問する前に、一度自分の頭の中で一巡させてみましょう。
わからないから質問するのに？と感じる人もいるかもしれませんが、自分で考えてみるということは大切です。
相手の答えとの相違点から、問題点や改善点が見えてくることもあります。
あらかじめ自分で答えを考えることで、わからない部分や理解に必要な項目が浮かび上がってくるでしょう。
考えた質問の精度が高く具体的なほど、事前に落ち着いて書いておけるので、会話の段階で書くことが減ります。
相手も、きっと答えやすくなるでしょう。
聞きながらでもまとまる！どこにメモ？を考えておく
社内ミーティング、電話の応対、顧客のヒアリングなど、聞きながらメモを取ることもよくあります。
1、2回のキャッチボールで済むのではなく、一定の時間を要しますよね。
直接コミュニケーションの最中なので、相手のペースに合わせながらメモまで取る必要が出てくるでしょう。
何をどこに書くかを決めておく
シーンによって、項目は異なってくるでしょう。
必要項目を自分なりにカスタマイズして、書き留める場所を決めておくとメモ取りがラクになります。
ミーティングならば、議題、問題点、他の人の意見、自分の意見、結論、課題、その後の行動。
電話ならば、相手の名前、会社名、電話番号、要件、不在時の対応項目リスト。
白紙のページにランダムに書こうとすると、何を書き留めるか、どこに書くかと迷うことがあります。
この思考プロセスを省くだけでも、メモは簡単になっていくのです。
自分の疑問点は大事
何を書くかの項目の中に、ぜひ、疑問点と予備事項を加えてみてください。
相手の話を聞いているとき、何らかの疑問が浮かんだら、書き留めておくスペースです。
すぐに質問できる状況でないときには、特に有効です。
また、聞いた話から、ふと、今のトピックには関連性が薄いけれど気になるということがあるかもしれません。
そのようなことも予備、備考として残します。
いったん、指定の場所に書き留めることで、進行中の相手の話に集中し続けることの助けになるでしょう。
余白をしっかりとる
どこに何をメモするかを考えるときに、忘れてはならないのが余白のこと。
十分な余白を取っておくことで、入らなくなって結局決めたスペースの意味がなくなることが防げます。
十分に空きがあることで、見返したときに、理解しやすい（思い返しやすい）というのもメリット。
メモした内容から、新しい発想が生まれてくることもあります。
のちのち、追記事項があったり、変更があるときにも編集しやすいでしょう。
自己流が決め手！聞きながらでも逃さずメモするコツ
話を聞きながらのメモでは、ある程度の書き取るスピード感が必要になります。
このことは、みなさんが感じていることでしょう。
急ぐと、ぐちゃぐちゃの文字になって読めない…と悩んでいる人のための打開策を紹介します。
文字以外も有効活用
文字だけで、終始メモを取っている人は、図や記号、矢印や線を積極的に活用してみましょう。
また、自分だけが見るメモなら、自己流で構わないので、略語やアルファベットの活用もおすすめです。
3色ほどを使って、色分けのルールを決めておくと見やすくなりますよ。
使いやすい筆記用具
自分が使いやすいと思う筆記用具を見つけましょう。
メモ取りが苦手な人は、体裁よりもまずは、書きやすさを優先しましょう。
スムーズな書き心地は、集中力を持続させる大切な要素。
ペンは、キャップ式より、ノック式のほうが早く対応できますよね。
メモの紙の質や罫線のスタイルも、書き留めやすさを意識してみてください。
聞きながらのメモ取りは見返しを意識した準備をする
どんなメモも、あとで読み返すためのものですよね。
読み返したときの分かりやすさを意識すると、準備することが見えてくるものです。
意識して積み重ねていると、自分なりのメモ取りが完成していきます。
ひとつでも活用できることを見つけてもらえたら幸いです。
コメントを残す